Het vinden van de perfecte evenementenlocatie kan een opwindend moment zijn in de voorbereiding van je evenement, maar dan komt het contract. Hoe ga je hiermee om en waar moet je precies op letten? Anne Otten, Managing Director van In-Act Marketing & Organization, benadrukt het belang van vooruitplannen. Dit betekent dat je verschillende scenario’s moet overwegen en de mogelijke invloed ervan op het contract moet evalueren.
Stel jezelf vragen zoals: “Wat als ik minder deelnemers heb dan verwacht? Kan ik mijn Daily Delegate Package (DDR) nog kosteloos aanpassen?” Of, in het ergste geval, “Wat als ik het evenement moet annuleren of verzetten vanwege een pandemie, natuurramp of politieke instabiliteit? Krijg ik mijn aanbetaling dan terug?” Deze zaken moeten contractueel worden vastgelegd. Het is vaak mogelijk om over deze zaken te onderhandelen voordat het contract wordt getekend. Dankzij decennialange internationale ervaring weet Anne hoe je deze risico’s kunt beperken.
De huidige markt toont een trend waarbij locaties, hotels en leveranciers hun contracten steeds strikter maken, vooral in populaire bestemmingen. Hier is het essentieel om te weten hoe je de onderhandeling moet ingaan en waar je op moet letten. Anne beschouwt een contract als het begin van een onderhandeling. Haar doel is om aanpassingen te maken om ervoor te zorgen dat het evenement een succes wordt zonder dat de opdrachtgever te veel financieel risico loopt.
Anne waarschuwt voor verrassingen achteraf. Na het afsluiten van het contract kunnen er extra kosten in rekening worden gebracht voor elke onvoorziene uitgave, zoals het aanvragen van prullenbakken, afvalbelasting, of vergunningen. Het is dus cruciaal om goed vooruit te bedenken wat je nodig hebt omdat al deze elementen meegenomen kunnen worden in de onderhandelingen.
In de wereld van evenementenplanning is het duidelijk dat contractonderhandelingen en risicobeheer cruciale aspecten zijn om een evenement tot een succes te maken zonder onaangename (financiële) verrassingen. Met de juiste voorbereiding en ervaring kun je zowel je droomlocatie vinden als je contract op de juiste manier afhandelen.
Nog even samengevat 4 tips bij het afsluiten van een contract:
- Zijn alle diensten en goederen beschreven en besteld? Denk hierbij naast reguliere zaken ook aan afvalverwerking en security. Een hotel of locatie kijkt meestal naar de totaalomzet van een evenement. En hierbij werkt het vaak zo dat hoe groter de omzet hoe welwillender de tegenpartij is.
- Heb je een vergunning nodig voor je event? Wat moet je hiervoor aanleveren en welke kosten zijn hieraan verbonden?
- Met name in het buitenland, monitor de lokale situatie, politieke stabiliteit, overheid, pandemieën, etc.
- Is er een force majeure opgenomen in het contract? Als dit niet zo is, creëer er dan een.
Heb jij hulp hierbij nodig, mail of bel ons dan even, dan maken we een afspraak om te bespreken wat we voor je kunnen betekenen. info@in-act.nl / 024-3600849
