We’re hiring a Project Assistant!

In-Act Marketing & Organization is op zoek naar een administratief sterk, representatief en accuraat organisatietalent die ons team komt versterken bij de organisatie van (inter)nationale congressen en events voor diverse klanten. Ben jij flexibel, avontuurlijk, spreek en schrijf je goed Engels en zijn jouw computervaardigheden meer dan gemiddeld?

Stuur dan jouw CV en motivatiebrief naar a.otten@in-act.nl.

FUNCTIE OMSCHRIJVING

In-Act heeft als doel om de evenementen, congressen en overige werkzaamheden voor haar klanten zo professioneel, effectief en succesvol mogelijk uit te voeren.

Als Project Assistant bij In-Act ben je verantwoordelijk voor het beheren van de database systemen van verschillende klanten. Je ondersteunt de Project Managers bij het organiseren van (inter)nationale congressen en events. Regelmatig reis je naar locaties waar de congressen plaatsvinden om de congressen ter plekke te begeleiden. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het office management.

BELANGRIJKSTE TAKEN

Taken die vallen onder het beheren van de database systemen:

  • Het verwerken en coördineren van registraties van deelnemers, sprekers, sponsors en standhouders
  • Het maken van facturen

Taken die vallen onder de ondersteuning van de Project Managers:

  • Het onderhouden van de website
  • Het maken van deelnemerslijsten, badges en draaiboeken
  • Het maken en verwerken van registratieformulieren en overeenkomsten voor deelnemers, sprekers, sponsors en standhouders
  • PowerPoint presentaties maken
  • Contact met deelnemers, sprekers, sponsors en standhouders
  • Begeleiding van sprekers tijdens het congres
  • Beheer congres laptop en AV tijdens het congres
  • Algemene ondersteuning in de voorbereiding van en tijdens het congres

Taken die vallen onder het office management:

  • In- en uitgaande post/koeriersdiensten
  • Telefoon aannemen
  • Facilitair beheer
  • Back-up server beheren

FUNCTIE-EISEN

  • MBO+-werk- en denkniveau
  • Goede beheersing van de Nederlands en Engelse taal in woord en geschrift
  • Goede beheersing van de MS Office applicaties: Excel, Outlook, PowerPoint, Word en WordPress
  • Proactieve instelling, representatief, organisatietalent, ondersteunend, zelfstandig, planmatig, communicatief, flexibel en een gezonde dosis humor

ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN
De Project Assistant zal 4 dagen per week (32 uur), van dinsdag t/m vrijdag tussen 09:00 tot 17:30 op kantoor in Nijmegen aanwezig zijn, mits niet op reis voor een congres of een andere werk gerelateerde trip.

Stuur jouw CV en motivatiebrief voor vrijdag 12 oktober naar a.otten@in-act.nl