Door de huidige staat van zijn van de wereld breken veel eventplanners zich het hoofd over hoe het event te organiseren volgens de huidige (en steeds veranderende) regelgeving. Ben jij ook op zoek naar tips & tricks? Lees hieronder welke actiepunten je vooral niet over het hoofd moet zien en hoe je op creatieve en veilige wijze professionele oplossingen kunt bieden om een succesvol event te organiseren.
Contractmanagement
Dit is misschien niet het meest sexy onderwerp waar je aan denkt maar zeker een die je niet kunt overslaan. Het is belangrijk dat je exact helder hebt tot wanneer je wat kosteloos kunt annuleren. Zorg ervoor dat je deze data goed in de gaten houdt en lees de eventuele force majeurs. Zit er geen force majeur in de contracten? Zorg dan dat deze alsnog toegevoegd worden en neem hier een Covid-19 clausule in op. Dit zorgt ervoor dat je achteraf geen torenhoge rekeningen krijgt van bijvoorbeeld het AV-bedrijf of het restaurant dat je hebt gereserveerd. Wellicht vind je het spannend om de betrokken partijen hierover te benaderen, maar vergeet niet dat ook zij een verantwoordelijkheid dragen in het leveren van hun diensten.
Registratie verspreid en veilig
Geef zoveel mogelijk duidelijke informatie over de gemaakte afspraken vooraf aan de deelnemers. Communiceer over parkeerplaatsen, verschillende ingangen, looproutes etc. Laat bijvoorbeeld je deelnemers in verschillende tijdsblokken arriveren, zodat er geen rijen ontstaan bij de registratiebalie. Ook kun je gebruik maken van meerdere registratiebalies en zorg dat je bij elke balie desinfectiegel en mondkapjes hebt. Zo kan iedereen veilig ontvangen worden en met een veilig gevoel deelnemen aan het event.
Stoelnummers
Op de badge kun je een stoelnummer toewijzen die correspondeert aan een stoel in de zaal. Zorg voor duidelijk aangegeven looproutes, zodat iedereen naar zijn eigen stoel kan lopen. Op de badge kan meer informatie staan, zoals dichtstbijzijnde toiletten of coffeecorner. Maak gebruik van een ‘Safety briefing’ vooraf waarin deze informatie nogmaals onder de aandacht wordt gebracht bij de deelnemer. Samen zorg je op deze manier voor zo min mogelijk contact en dat alles zo veilig mogelijk verloopt.
Coffee to go en lunchboxen
Om de lunchpauzes veilig te laten verlopen maak je duidelijke afspraken met de locatie. Kunnen deelnemers eventueel naar buiten? Maar je kunt er ook aan denken om deelnemers in groepen te verdelen. Een groep blijft in de plenaire zaal en volgt nog een workshop, terwijl de andere groep alvast gaat lunchen. Tijdens de breaks kun je voor gepersonaliseerde bekers of glazen zorgen. Dit is ook meteen een brandingsmogelijkheid voor eventuele sponsors voor je event. Een lunchbox zou een creatieve oplossing kunnen zijn voor de lunch. Zorg vooraf dat de dieetwensen bekend zijn, zodat de deelnemers hun eigen ‘lunchbox’ krijgen.
Hybride
Een oplossing voor de grote bezoekersaantallen kun je opvangen door je events in hybride vorm aan te bieden bij je deelnemers. Per bedrijf kunnen 1 of 2 personen live naar het event gaan, waar de andere collega’s op de werklocatie of thuis blijven. Zij krijgen bijvoorbeeld een ‘thuisblijfbox’ geleverd waarin allemaal dingen zitten die ze betrekken bij het live event.
Zie je door de bomen het bos niet meer en zou je dit alles uit handen willen geven? Of wil je graag ondersteuning bij bepaalde vraagstukken? Neem dan contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
